Os tempos que correm na actualidade têm levado à expansão da economia de marcado tem acirrado a competitividade das empresas privadas em geral, mas também empresas públicas, e ainda instituições públicas, exigindo, desta forma, a atenção especial das organizações quanto ao processo de gestão adoptado. Esse movimento tem criado desafios e estimulado as empresas a buscarem informações inovadoras que subsidiem a tomada de decisões diferenciadas, bem como a se adaptarem à realidade que se consolida em âmbito global. Neste contexto, pesquisas sobre o assunto têm apontado que os sistemas de controlos existentes em muitas empresas se encontram desorganizados, o que tem dificultado a identificação das ocorrências de desvios e fraudes; acarretando problemas em diversos sectores da organização (tais como: área de vendas, compras, tesouraria etc.). Quando isso acontece, se torna prudente verificar a dinâmica empresarial, apurando, por exemplo, se há concentração de funções, principalmente nas áreas gestão. De acordo com Chiavenato (2003), cada organização requer um sistema básico de controlo para monitorizar os seus recursos financeiros, desenvolver relações de trabalho, analisar o seu desempenho e avaliar a produtividade operacional. Em função disso, cada vez mais, o “Controlo Interno” tem sido utilizado pelas companhias visando garantir a organização dos processos administrativos e possibilitar a customização de suas actividades.

Os principais objectivos do controlo interno são, segundo o meu entendimento:

• Salvaguardar os activos e assegurar a veracidade das componentes patrimoniais;
• Dar conformidade ao registo contabilístico em relação ao acto correspondente;
• Propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada;
• Estimular a adesão às normas e às directrizes fixadas;
• Contribuir para a promoção da eficiência operacional da companhia;
• Auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e anti-económicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações.

Ainda sobre os objectivos dos controlos internos destaca-se que eles visam à protecção do património da empresa, à obtenção de informações adequadas, ao estímulo da eficiência operacional da empresa e à promoção da obediência e do respeito às políticas da administração. No âmbito administrativo, esses controlos são imprescindíveis para que o auditor possa fundamentar suas actividades e, com isto, fornecer dados correctos à contabilidade, evitando falhas, erros ou desperdícios, que podem comprometer o património da empresa.

O controlo interno integra uma importante etapa do processo de gestão, pois permite estabelecer padrões para acompanhar o desempenho operacional, contribuindo para a manutenção das atividades da organização. Nesse caso, o processo é definido por elementos essenciais que podem devem ser analisados como:

– Ambiente do controlo: é a consciência que a companhia possui sobre o controlo interno. O ambiente de controlo é efectivo, quando as pessoas da companhia sabem das suas responsabilidades, o limite de suas autoridades e possuem o comprometimento para fazerem as suas atribuições de maneira correcta. A gestão deve deixar claro para subordinados quais são as políticas, código de ética e código de conduta a serem adoptados;

• Avaliação e gestão de riscos: a existência de objectivos e metas é condição fundamental para a existência dos controlos internos. Depois de estabelecidos os objectivos, devem ser identificados os riscos que ameaçam o seu cumprimento e tomadas às acções necessárias para a gestão dos riscos identificados;
• Actividade de controlo: actividades executadas de maneira adequada, que permitem a redução ou administração dos riscos identificados anteriormente. Podem ser actividades de controlo e desempenho e devem ser transmitidas a todos os integrantes da companhia;

• Informação e comunicação: dá suporte aos controlos internos, transmitindo directrizes do nível da administração para os funcionários, ou vice-versa, em um formato e uma estrutura de tempo que lhes permitem executar suas actividades de controle com eficácia;

• Monitorização: é a avaliação e apreciação dos controlos internos ao longo do tempo, sendo o melhor indicador para saber se os controlos internos estão sendo efectivos ou não. A monitorização é feita tanto através do acompanhamento contínuo das actividades quanto por avaliações pontuais, como é o caso da auto;
• Avaliação, revisões eventuais e auditoria interna (OLIVEIRA e LINHARES, 2007, p.167).

Um sistema de controlo interno adequado deve prever a existência de segregação de funções em diversas áreas, gerando autonomia entre as funções; além de reduzir potencialmente os erros e irregularidades durante o processo. Tal sistema permite, ainda, que pessoas distintas do mesmo sector, tenham poderes compatíveis, possibilitando-as executar, conferir, aprovar, controlar e contabilizar. Desse modo, consideram-se exemplos de segregação de funções:

• Quem efectua a compra não pode ter competência para aprovar o pagamento;
• Independência das áreas de vendas, concessão de limites de crédito e cobrança;
• Quem realiza o procedimento de contratação de empregado não pode ser responsável pela aprovação de sua admissão;
• Separação da conciliação de contas a pagar e contas a receber de quem possui alçada para aprovar pagamentos e recebimentos;
• Separação de actividades de tesouraria e controlo financeiro, auditoria interna;
• Separação entre actividades de normatização (gestão de riscos) e de fiscalização (auditoria).

Depois deste primeiro artigo sobre Controlo Interno e o seu Processo, senhor empresário (homem ou mulher), está preparado para montar ou melhorar o seu processo e ferramentas de controlo interno?

Na semana que vem, vou dar continuidade a esta matéria que é bem “cara”para as instituições. A sua empresa, onde trabalha e o próprio Estado.

 Daniel Sapateiro